社内ChatGPTの同期検索は、個人のアプリ連携と別に範囲を確認する
OpenAIは、管理者が設定するChatGPTのアプリ同期は、個人が外部アカウントを接続して行うライブ利用とは別の仕組みだと案内しています。同期検索で参照できる内容は、管理者が選んだソース範囲だけでなく、元のGoogle Drive、SharePoint、Microsoft Teamsなどで各メンバーが閲覧できる範囲にも従います。個人接続を外しても管理者同期の情報源が消えるとは限らず、メンバー自身では管理者同期のソースを切断できません。導入前に、同期範囲・役割・元サービス権限を分けて確認する記事です。
- 組織でChatGPTのアプリ同期を検討する人
- 社内資料をAI検索に使う管理者
確認レベル 4
ChatGPTの管理者同期は、個人連携とは別の設定と範囲で動く
危険度ではなく、必要な確認の程度を表しています。
同期の範囲と提供元の閲覧権限を、管理者・元サービスの両方で確認しましょう。
Step 1
身近な事例を知る
個人のアプリ接続を外したので、社内資料のAI検索も使われなくなったと思っている
職場のChatGPTで社内資料を検索できるようになっています。個人のアプリ設定と、管理者が設定した同期検索が同じものか、誰が何を止められるかを整理したい状況です。
Step 2
あなたならどうする？
まず一つ以上選んでから確認してみてください。
推奨される行動- 同期対象の範囲、利用ロール、元サービスの閲覧権限を確認する
選んだカードの表示を見ながら、今回はどの行動が安心につながるか確認できます。
同期対象、使用できる役割、元サービスでの閲覧権限を分けて確認し、必要なら管理者が接続や範囲を変更します。
Step 3
確認ポイント
同期とライブ接続の区別
管理者同期は個人アカウントのライブ接続とは別の機能です。
同期対象の範囲
管理者が選んだソース範囲が、インデックス対象をさらに制限できます。
元サービスの権限
ChatGPTは、元のサービスで閲覧できない内容への権限を新たに与えません。
変更の反映時間
初回のインデックスや権限変更は、反映まで時間がかかる場合があります。
Step 4
現時点での見立て
確度は高め個人接続の解除だけでは、管理者同期の情報源は止まらない
同期検索は管理者が接続・範囲・利用ロールを管理します。個人接続とは別に、導入と見直しを行います。
Step 5
安全な対処方法
安心につながる行動
- 同期対象のソースを列挙する何を検索対象にするか把握できます。
- 役割と元サービスの閲覧権限を確認する利用者ごとの参照範囲を点検できます。
- 変更後は反映時間を考慮して確認する索引や権限変更は即時反映とは限りません。
避けたい行動
- 個人のアプリDisconnectで同期検索まで止まると考える管理者同期は別の接続です。
- 同期が元サービスの閲覧権限を超えると考える提供元の権限が引き続き適用されます。
Step 6
AIの前向きな活用
資料の置き場所と閲覧権限を保ったまま、社内検索を補助する
対象を絞り、権限を整えて同期検索を使えば、資料探しの補助に活用できます。
- 部署別の同期範囲
- 役割ごとの利用制限
- 提供元権限の棚卸し
- 索引反映の確認
今回、覚えておきたいこと
社内ChatGPTの同期検索は、個人連携と分けて範囲・権限・管理者を確認する。
情報源
- Administrator-managed apps with sync in ChatGPT（外部リンク） OpenAI Help Center その他
誠主任からひとこと