ZoomのAI議事録は「停止」だけで終わらせない。要約・文字起こしを分けて削除する
Zoomは、AI CompanionのMeeting Summaryが会議の音声を文字にしたデータを参照して要約を作ると案内しています。主催者は会議中に機能を停止でき、その際には関連する要約・文字起こしを削除する選択肢を選べます。終了後も主催者はSummaries画面から要約を共有・編集・削除できますが、共有された要約はメールやZoom Chatで参加者へ届き、受信者は保存・再共有できます。会議中の停止と、会議後の生成物・共有範囲の確認を分ける記事です。
- Zoom AI Companionで会議要約を使う主催者
- 会議の文字起こしや要約の共有範囲を管理したい人
会議中に止める時は削除項目を確認し、終了後はSummariesで要約と共有先を見直しましょう。
身近な事例を知る
打合せ途中で機微な話題に移るため、AI議事録を止めたい
会議要約を使っていたところ、顧客情報や人事の相談へ移ることになりました。停止すれば途中までの要約や文字起こしがどうなるか、終了後にどこから確認・削除できるかを知りたい状況です。
あなたならどうする？
まず一つ以上選んでから確認してみてください。
推奨される行動- 停止時に関連アセットの削除を確認し、終了後もSummariesで要約の共有・削除を確認する
選んだカードの表示を見ながら、今回はどの行動が安心につながるか確認できます。
停止時には関連アセット削除の選択肢を確認し、会議後も主催者として要約を管理します。共有されたコピーは別の管理対象です。
確認ポイント
会議中の停止
主催者・共同主催者だけが会議内コントロールからMeeting Summaryを開始・停止できます。
関連アセットの削除
停止時に要約・文字起こしを削除する選択肢がありますが、参加者がMy notesで完成させた文字起こしには適用されません。
会議後の要約
主催者はSummariesのMy Summariesから、要約を共有・編集・削除できます。
共有経路
共有が有効なら要約はメールやZoom Chatで参加者に届き、受信者は保存・共有できます。
現時点での見立て
AI Companionを止めるだけでは、会議中に生成された要約や文字起こし、共有済みのメール・チャットまで一律に管理できるとは限りません。主催者は停止時の削除選択と、終了後の要約管理を組み合わせます。
安全な対処方法
安心につながる行動
- 機微な議題の前にAI Companionを停止する主催者は会議内コントロールからMeeting Summaryを停止できます。
- 停止確認でDelete meeting assetsを必要に応じて選ぶ関連する要約・文字起こしを削除する選択肢です。
- 会議後にSummariesのMy Summariesを確認する主催者は要約を共有・編集・削除できます。
- 参加者へ共有する前に、要約の内容と宛先を確認する受信者は届いた要約を保存・再共有できます。
避けたい行動
- 停止操作だけで、すべての会議資産が消えると決めつける停止時には別途削除項目の確認が必要で、会議後の要約も管理対象です。
- 共有した要約は受信者が保存・共有できないと考えるZoomは受信者が要約を保存・共有できると案内しています。
- 主催者以外が会議要約を削除できると考える要約の削除は主催者のみが行えます。
AIの前向きな活用
会議の記録を、議題ごとに使い分ける
定例の進捗確認では要約を使い、機微な議題では停止と削除を選べば、議事録作成の手間を減らしながら会議の情報管理を整えられます。
- 定例会の要点を共有する
- 機微な議題の前に停止する
- 会議後に要約を編集する
- 共有先を必要な参加者に絞る
今回、覚えておきたいこと
ZoomのAI議事録は、停止時の削除と終了後の要約管理を分けて確認する。
情報源
- Using Meeting Summary with AI Companion（外部リンク） Zoom Support その他
誠主任からひとこと