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仕事・AI活用 発展

TeamsのCopilotを『会議中のみ』にしても、組織の保持設定は別に確認する

Microsoftは、Teams会議で録画や文字起こしをオンにせず、Copilotを会議中だけ使ってメモやタスク整理を行う方法を案内しています。主催者は会議前のMeeting optionsでCopilot and other AIをOnly during the meetingに設定し、参加者が会議中にCopilotを開始します。この設定で文字起こしは自動開始せず、会議後はCopilotのRecapで利用できません。ただし、録画と文字起こしをオフにしても、Copilotへのプロンプトと応答は組織のMicrosoft Purview保持ポリシーに従って保持・eDiscoveryの対象になり得ます。『会議後に見えない』ことと『組織内に残らない』ことを混同せず、会議設定と組織のコンプライアンス設定を分けて確認する記事です。

  • Microsoft Teams会議でCopilotを使う主催者・参加者
  • 録画・文字起こしを避けつつAIメモを使いたいチーム
  • Microsoft Teams
  • Microsoft Copilot
  • 会議AI
  • 文字起こし
  • Purview
  • データ保持
確認レベル 2 Teams Copilotは、会議中利用の設定と組織の保持方針を分けて確認する
危険度ではなく、必要な確認の程度を表しています。

Only during the meetingを選ぶ前に、会議後の利用可否と、組織がプロンプト・応答をどう保持するかを確認しましょう。

Step 1

身近な事例を知る

機密性のある打合せで、録画・文字起こしは残さずCopilotにタスクだけ整理させたい

主催者はOnly during the meetingを選び、終了後にRecapでCopilotが開けないことを確認しました。これで会議中に入力した質問やCopilotの回答も組織に残らないと思っています。

Step 2

あなたならどうする？

TeamsでCopilotをOnly during the meetingに設定し、録画・文字起こしをオフにした時の理解として適切なのは？
Step 3

確認ポイント

優先して確認

会議前のCopilot設定

主催者はCalendarから会議を開き、OptionsでCopilot and other AIをOnly during the meetingに設定します。設定が見えない場合はIT管理者へ確認します。

優先して確認

録画・文字起こしの状態

Only during the meetingを選んでも、Copilotが始まっただけで文字起こしが自動開始するわけではありません。録画・文字起こしを途中でオンにした場合は、以降の会議内容の扱いが変わります。

できれば確認

会議後に使える範囲

文字起こしや録画をオンにしなければ、会議後にRecapからCopilotを使うことはできません。残したい内容があれば、会議終了前に適切な場所へ転記します。

優先して確認

組織の保持・監査方針

Copilotのプロンプト・応答は、録画・文字起こしをオフにしてもMicrosoft Purviewの保持ポリシーやeDiscoveryの対象になる場合があります。管理者に確認します。

Step 4

現時点での見立て

確度は高め『会議後に見えない』は、『組織に残らない』という意味ではない

Teams CopilotのOnly during the meetingは、録画・文字起こしを避けながら会議中にAI支援を使う選択肢です。しかし、組織の保持・監査設定は別に働きます。会議の設定画面だけで記録の扱いを結論づけず、Purviewの方針も確認します。

Step 5

安全な対処方法

安心につながる行動

  • 機密会議では、会議前にCopilot and other AIをOnly during the meetingへ設定する録画・文字起こしを有効にせず、会議中にCopilotを使う方法として案内されています。
  • 会議中に誰がCopilotを開始し、どの質問をするかを決めるCopilotは会議開始と同時に自動起動せず、参加者が開始する操作です。
  • 会議終了後に残す必要がある内容は、会議中に承認した議事メモへ転記する文字起こし・録画を使わない場合、会議後にRecapのCopilotは使えません。
  • 組織のPurview保持・eDiscovery方針を管理者へ確認するCopilotのプロンプト・応答は、録画・文字起こしの有無とは別に保持対象となる場合があります。

避けたい行動

  • 文字起こしをオフにしただけで、Copilotへのプロンプト・応答も一切残らないと断定する組織の保持ポリシーにより、Copilotのやり取りが保持される場合があります。
  • Only during the meetingなら、会議後にもRecapで同じようにCopilotを使えると考える録画・文字起こしがなければ、会議後のRecapでCopilotは利用できません。
  • 会議中のCopilotを、参加者への説明なしに機密情報の整理へ使う会議の記録・保持に関する組織方針と、参加者間の合意を先に確認する必要があります。
Step 6

AIの前向きな活用

会議中の整理だけをAIに任せ、正式な記録はチームで確定する

会議中だけのCopilotを使えば、論点・タスクの聞き漏らしを減らせます。終了前に内容を確認して正式な議事メモへ残す運用にすれば、利便性と記録管理を両立できます。

  • 会議中に未決事項と担当者をCopilotへ整理させる
  • 終了前に人が確認したアクション一覧を共有する
  • 録画・文字起こしが不要な短い打合せで使う
  • 会議設定とPurview保持方針を定期的に見直す
誠のアイコン

誠主任からひとこと

会議が終わった後に画面から見えなくなると、情報も消えたように感じます。でも仕事のツールでは、利用画面と組織の記録は別の層です。会議中だけ使う設定は便利な境界線ですが、それだけで『記録ゼロ』を約束するものではありません。私は会議前に、便利さの設定と会社の保持ルールを並べて確認したいです。

今回、覚えておきたいこと

Teams Copilotを会議中だけ使っても、組織の保持方針は別に確認する。

情報源

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