GeminiがDriveの機密ラベルを付けたら、共有前に「承認か修正か」を決める
Googleは2026年8月28日、Geminiを使ってGoogle Driveのファイルへデータ分類ラベルを付ける機能をオープンベータで提供すると発表しました。管理者がラベル、指示、対象範囲を設定し、必要なラベル権限を持つファイル所有者・編集者は、Geminiが付けたラベルを確認して承認または修正できます。利用者にとっては、AIのラベルをそのまま共有可否の結論にせず、外部共有・保存期間・持ち出し制限へ進む前に、ファイルの実際の内容とラベルが合っているかを決める場面が増えます。
- Google WorkspaceのDriveで組織のファイルを扱う人
- AIによるデータ分類を導入・利用する組織の管理者とファイル所有者
自動ラベルが付いた資料は、共有先を選ぶ前に内容とラベルを確認し、必要なら所有者・編集者が承認または修正しましょう。
身近な事例を知る
取引先へ共有する直前、Driveの提案により資料へ「社外秘」ラベルが付いていた
ファイルの所有者は、AIが分類してくれたので正しいだろうと考え、共有設定を変更しようとしています。しかし資料には、公開済みの説明と未発表の価格案が混在しており、どのラベルが妥当かを確認していません。
あなたならどうする？
まず一つ以上選んでから確認してみてください。
推奨される行動- 内容とラベルを見比べ、承認または修正してから共有する
選んだカードの表示を見ながら、今回はどの行動が安心につながるか確認できます。
Googleは、Geminiが付けたラベルについて、必要なラベル権限を持つ所有者・編集者が確認、承認、修正できると案内しています。共有前に文書の内容と分類を照らせば、AIの補助を使いながら組織の共有ルールへつなげられます。
確認ポイント
ラベルが付いた根拠になる内容
未公開の価格、顧客情報、契約条件など、分類に関係する箇所が最新ファイルに含まれるかを確認します。
ラベルを承認・修正できる人
ファイルの所有者・編集者であっても、組織のラベル権限が必要な場合があります。共有操作の前に担当を確認します。
ラベルと共有先の関係
社外共有、ダウンロード、保持期間などに組織のルールがある場合は、そのラベルで何が変わるかを確認します。
自動分類の対象範囲
管理者が設定したラベル、指示、対象範囲による機能です。自分の組織・ファイルで利用可能かを画面と管理者へ確認します。
現時点での見立て
GeminiによるDriveのデータ分類は、ファイルの発見・整理を助けるオープンベータ機能です。Googleは管理者の設定と、権限を持つ所有者・編集者による承認・修正の手順を用意しています。自動で付いたことだけを理由に共有を進めず、資料の内容と組織の扱いを最後にそろえることで、AI分類を実務に生かせます。
安全な対処方法
安心につながる行動
- 共有設定を変える前に、AIラベルと資料の機微情報を見比べる公開済み情報と未公開情報が一つのファイルに混在する場合などに、分類のずれへ気付けます。
- 必要なラベル権限がある所有者・編集者へ承認または修正を依頼する共有する人だけで判断できない場合にも、分類の担当を明確にできます。
- ラベルが変わると共有・保持・監査で何が変わるかを組織ルールで確認するラベルは表示だけでなく、データ保護の設定と結び付くことがあります。
避けたい行動
- AIが付けたラベルを最終判定として、内容を見ずに社外共有する自動分類の後にも、所有者・編集者が確認・承認・修正する工程があります。
- 共有を急ぐために、意味を確認せずラベルを外す保護・保持・監査の扱いを損なうおそれがあります。
- 自分のプランや組織で使えるかを確認せず、全員に同じ機能があると考えるこの機能は対象プランが限定され、段階的にオープンベータへ展開されています。
AIの前向きな活用
AIを分類の下書き役にして、確認すべき資料を早く見つける
自動分類を、共有可否を自動決定する仕組みではなく、所有者が確認する順番を整える補助として使えます。
- 外部共有前に未公開資料を見直す
- 保持対象の資料を担当者が確認する
- 監査時にラベルの承認・修正履歴を参照する
- 部署ごとの分類ルールを管理者が更新する
今回、覚えておきたいこと
DriveのAI自動ラベルは、共有前に内容と照らして承認・修正する。
情報源
- Gemini-based data classification in Google Drive is now available in open beta（外部リンク） Google Workspace Updates 公式発表
誠主任からひとこと